EN
Үүнийг эрэлтээс хамгийн их үр дүнтэй байдлаар ашиглахын тулд дугаарлалтыг зөв шийдэх шаардлагатай
Өнөөгийн хурдан хөгжсөн хүргэлтийн болон логистикийн ертөнцөд зөв баримт бичгийн менежмент нь амжилттай үйл ажиллагааг хорогдсон хугацаа, зардалтай тул харьцуулахад чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Хиймэл жагсаалтын хавтас нийлүүлэлтийн гинжин дагуу чухал баримт бичгүүдийг хамгаалах, хялбархан нэвтэрч боломжийг олгох замаар зохион байгуулалттай хүргэлтийн баримт бичгийн суурь болж ажилладаг. Таны хувьд жижиг хэмжээний цахим худалдааны бизнесийг удирдах эсвэл томоохон инженерийн тээвэрлэлтийг хянаж байгаа эсэхээс үл хамааран эдгээр чухал хэрэгслүүдийг үр дүнтэй ашиглах талаар ойлголттой байх нь амжилтанд хүрэх түлхүүр юм.
Баримт бичиг хадгалах сав баглаа нь зүгээр л баримт бичгийг хадгалах асуудал биш, харин илүү үр дүнтэй, алдааг багасгах, тээвэрлэлтийн үйл ажиллагааны мэргэжлийн стандартыг барих зорилготой системийг бий болгох явдал юм. Эдгээр үнэлгээ сайтай тээвэрлэлтийн хавсралтын боломжийг дээшлүүлэх, мэргэжилтнүүдийн зөвлөгөөний талаар дэлгэрэнгүй танилцацгаая.
Тээвэрлэлтийн баримт бичгийг үр дүнтэй боловсруулах нь зохих байрлалын жагсаалт агуулсан баглаа сонгохоос эхэлдэг. Баримтын бүрэлдэхүүн хэсгийг хадгалах чадвартай, тээвэрлэлтийн олон төрлийн нөхцөлд тэсвэртэй материалтай баглаа сонгох нь чухал. Өндөр чанартай наалт нь баглааг саванд бат бөх бэхэлж, тодорхой харагдах цонх нь баглааг нээхгүйгээр доторх агуулгыг хялбархан таних боломжийг олгодог.
Таны ерөнхий баримт бичгийн шаардлагад тохирох хэмжээний сонголтуудыг авч үзнэ үү. Энгийн хэмжээтэй баримт бичиг нь үндсэн тээвэрлэлтийн цаасан баримт бичгэнд сайн ажилладаг бол олон улсын тээвэрлэлтэнд шаардлагатай олон customs form-уудыг багтаахын тулд том хэмжээтэй цаас хэрэгтэй байж болно. Материалын зузаан нь сонголтгүйгээр багцын хэмжээг томруулахгүйгээр хангалттай хамгаалалт олгох ёстой.
Баримт бичгийг packing list хавтаснуудад байршуулах нэгдсэн системийг байгуулснаар ажиллагааг хурдасгаж, боловсруулалтын цагийг бууруулдаг. Баримт бичгийг байрлуулах нэгдсэн дарааллыг нэвтрүүлэх – жишээлбэл, дээр нь packing list, дараа нь shipping label, customs documentation, онцгой тээвэрлэлтийн заавар байрлуулна.
Өнгөөр ялгах систем нь байгууллагыг илүү сайжруулах боломжтой бөгөөд тээвэрлэлтийн төрөл эсвэл чиглэлээр ялгаатай өнгөтэй хавтаснуудыг тодорхойлж болно. Энэ визуал менежмент нь боловсруулалтыг хурдасгаж, багцыг буруу чиглэлд тээвэрлэхээс сэргийлнэ.
Орчин үеийн ачаа тээвэрлэх үйл ажиллагаанд уламжлалт ачааны жагсаалт бичсэн конверт болон цахим шийдэл хосолсноор ашигтай байдаг. Конверт дээрх QR код эсвэл шугаман код нь ачааны баримт бичгийн цахим хувилбарыг холбох замаар гар утасны төхөөрөмжөөр ачааны мэдээлэлд хурдан хандах боломжийг олгох бөгөөд резерв хувилбарыг хадгалж байна.
Ачаа тээвэрлэх үйл явцын чухал цэгүүд дээр баримт бичгийн байршил болон баталгаажуулалтыг хянах хяналтын системийг нэвтрүүлэх. Энэ бүтцийн физик-цахим хандлага нь хатуу хувилбарыг аюулгүй байлгах үед баримт бичгийн нарийвчлалыг хангана.
Олон багцаас бүрдсэн ачааны тээвэрлэлтийн үед гол багцад бүрэн баримт бичгийг байршуулж, харин нэмэлт багцуудад хялбарчилсан таних тэмдэг ашиглах нэгдмэл конвертийн системийг боловсруулах. Энэ иерархийн хандлага нь давхар бичиг хэргэлээг бууруулж, зөрчилдөөн мэдээлэл дамжих эрсдлийг багасган зохион байгуулалтыг хадгалж байна.
Олон багц бүхий илгээмжийн хувьд багцын дарааллыг тодорхойлсон (жишээ нь, 1/3, 2/3) байдалтай цонхны шошгоны системийг бий болгох ба бүх холбогдох баримт бичигт эдгээр тэмдэглэгээг нэгдмэл ашиглахыг хангах.
Баримт бичгийг орчны нөлөөнөөс хамгаалахын тулд хамгаалалтын онцлог шинж чанартай цонхны хавтас сонгох. Усанд тэсвэртэй хавтас нь чийгээс хамгаалж, хэт ягаан туяанд тэсвэртэй материал нь хадгалах өөр өөр нөхцөлд баримтын уншигдацад сайнаар нөлөөлнө.
Илгээх үед маш хүнд нөхцөл байдалд нэмэлт хамгаалалтын арга хэмжээ авч үзэх: чийгээс нэмэлт хамгаалахын тулд давхар хавтас ашиглах эсвэл их хэмжээгээр элэгддэг нөхцөлд ирмэгийг бэхжүүлэх гэх мэт.
Цонхны хавтсыг хаагаад баримтын бүрэн байдал, нарийвчлалыг шалгахын тулд тогтолцоотой арга хэрэглэх. Шалгах жагсаалтыг ашиглан шаардлагатай бүх баримт бичиг орсон эсэхийг батлах, хүлээн авагчид хялбар хандах боломжтойгоор зөв байрлуулах.
Таны баримт бичиг үйл явцын жишлэг шалгалт хийх нь боломжит сайжруулалтыг тогтооход тусалж, өндөр стандартыг барих боломжийг олгодог. Хайрцаг сонголт, ашиглалтын дүрэм журмыг сайжруулахын тулд эд хогшлын хувь хэмжээ, баримт бичигт хандах боломжийн асуудлыг хянах.
Байцаалтын хайрцагны зохион байгуулалт, зөв ашиглалтын талаар дэлгэрэнгүй сургалтын материал боловсруул. Шинэ ажилчидад гараар ажиллуулах практик хичээл, туршлагатай ажилчдад баримт бичиг менежментийн нэгдмэл байдлыг барихын тулд үе үе дахин сургалт явуулах.
Хайрцаг зөв ашиглах, баримт бичгийг байршуулах, чанарын хяналт тавих ажлын дүрэм журмыг тодорхой тайлбарласан харах визуалын гарын авлага, стандарт үйл ажиллагааны зааварчилгаа боловсруул. Үе үе сургалтын мэдээлэл шинэчлэх нь багийн гишүүд бүхэнд байгаа сайн дадал, үйл явцын сайжруулалтыг мэдэх боломжийг олгодог.
Янз бүрийн тээвэрлэгчид болон олон улсын чиглэлүүдэд баримт бичигт тавигдах шаардлагын талаар мэдээлэлтэй байна уу. Хайрцагны жагсаалт оруулах хавтас нь баримт бичгийг хамгаалах, хүртээмжтэй байлгахын тулд бүх дүрэм журмын шаардлагыг хангасан байх ёстой.
Аудит үед харгалзах журмын дагуу байгааг нь батлахын тулд баримт бичгийн ажиллагааны талаар дэлгэрэнгүй тэмдэглэл хөтлөж, өөрчлөлтүүдийг хадгалж байгаарай. Журмын өөрчлөлтийг энэ үед нь мэдэж байх нь таны ажиллагааг шинэ хэвээр байлгах боломжийг олно.
Нууцлаг баримт бичгийг хавтсанд тодорхой харагдахгүйгээр оруулж, аюулгүй байдлыг хангах таглах арга хэрэглэнэ үү. Хэрэглээний тэмдэглэгээг тодорхойлж болох шинж чанарыг ашиглах, мэдээлэл агуулсан хавтсыг тодорхой тэмдэглэх нь чухал. Тээвэрлэлтийн явцад эдгээр онцгой баримт бичгийг гүйлгээний системээр хянаж байна уу.
Дахин ашиглагдах хүртээний хувьд хүргэлтийн материалд зориулсан наалдамтгай бодис ашиглан хуучин шошгоноос анхааралтайгаар авч арилгаад, шинэ шошго бэхлэхээсээ өмнө гадаргууг сайтар цэвэрлэнэ үү. Хэрэв хүртээ дахин дахин ашигладаг бол шошгыг хялбархан авч болдог материалыг сонгоно.
Өндөр чанартай наалдамтгай хүртээ ашиглан багц бүтээгдэхүүндэд сайн бэхэлнэ үү. Чухал баримт бичгийн хувийг дугаарлах, чухал хүргэлтийн дугаарыг ашиглах зэрэг нөөцийн системийг нэвтрүүлэх, хүртээний байдалд үе тутмын шалгалт хийж болзошгүй асуудлыг илрүүлэх нь баримт бичгийг алдахыг урьдчилан сэргийлнэ.
